فرآیندها، رویه ها و دستورالعمل های کاری ISO 9001

فرآیندها و رویه‌های ایزو 9001 برای مدیریت الزامات مورد نیاز برای برآورده کردن معیارهای مشخص شده در استاندارد مدیریت ISO 9001 یکپارچه هستند. تفاوت های ظریفی در نحوه تعهد کسب و کار شما به کنترل موثر اسناد وجود دارد. اما، اطمینان از اینکه کسب‌وکار شما دارای فرآیندها و رویه‌های شفافی است که با سیاست‌های کلی و اهداف تجاری شما همراستا و همسو هستند، همچنان کلیدی است.

با کلمات و تعاریف بسیار مشابه، درک هر اصطلاح و نقش آنها در برآوردن الزامات ایزو 9001 می تواند کمی گیج کننده باشد. ما این پست وبلاگ مفید را گردآوری کرده‌ایم تا درک کنید که دقیقاً منظور از فرآیندها، رویه‌ها و دستورالعمل‌های کاری ISO 9001 چیست و چگونه می‌توانند به کنترل اسناد برای کسب و کار شما کمک کنند.

چرا کنترل اسناد ISO 9001 مهم است؟
به‌روزرسانی‌های ISO 9001:2015 نیاز به کنترل اطلاعات مستند را مشخص می‌کند که کیفیت را در سراسر خدمات تجاری و ارائه محصولات شما تضمین می‌کند. کنترل اسناد برای سازماندهی و اجرای کافی چیزها برای هر سیستم مدیریتی مهم است. کنترل اسناد ISO 9001 به ایجاد دسترسی به اسناد و تغییر رویه‌های کنترلی کمک می‌کند که به محافظت از استفاده از داده‌ها کمک می‌کند تا بتوانید محصولات و خدماتی را توسعه دهید که انتظارات مشتری را برآورده کند و فراتر از آن باشد.

کنترل اسناد یک نیاز خاص برای دریافت گواهینامه ایزو  و رعایت اصول مدیریت کیفیت ایزو 9001 است. باید بدانید چه اسنادی دارید که بر نحوه ارائه محصول یا خدمات خود به مشتریان تأثیر می گذارد. ISO 9001 مستلزم آن است که سازمان ها ایجاد و به روز رسانی تمام اسناد مورد نیاز برای سیستم مدیریت کیفیت را کنترل کنند.

کنترل کارآمد اسناد به شما این امکان را می دهد که بر اثربخشی اسناد خود نظارت کنید و مناطقی را که باید روی آنها متمرکز شوند برجسته کنید. به طور کلی، تمام اسناد کنترل شده شما باید باشد؛

برای استفاده شناسایی شده است
برای هدف مورد نظر خود مناسب هستند
برای بررسی موجود است
از آسیب محافظت می شود
محرمانه (در صورت لزوم)
به درستی ذخیره می شود
سالم و به درستی نابود شد
استفاده از روشی برای کنترل اطلاعات مستند به درستی تضمین می کند که فرآیندی دارید که به شما کمک می کند اسناد را به درستی شناسایی، بررسی و تأیید کنید تا به اجرای کسب و کار شما کمک کند. داشتن یک قالب مکتوب که واضح و مختصر باشد به کارمندان شما کمک می‌کند تا به راحتی به این اطلاعات دسترسی پیدا کرده و شناسایی کنند.

مزایای کنترل اسناد ISO 9001
بنابراین، اکنون اهمیت کنترل اسناد و آنچه باید در نظر گرفته شود را می دانیم، زمان آن رسیده است که به مزایای ملموس کنترل اسناد ISO 9001 نگاهی بیندازیم. در زیر پنج مزیت وجود دارد که به ارتقای فرآیندها و رویه‌ها در کسب و کار شما کمک می‌کند.

می‌توانید اثربخشی فرآیندهای خود را از طریق داده‌های موجود در اسناد بررسی کنید، به شما کمک می‌کند هر گونه تغییر در داده‌ها را درک کنید و در صورت لزوم تنظیمات مناسب را انجام دهید.
نگهداری اسناد نادرست یا تاریخی احتمال خطا را افزایش می دهد، بنابراین داشتن یک سیستم اسناد کنترل شده به شما امکان نظارت بر این امر را می دهد.
برنامه‌ها و فرآیندهای مستند راهنمایی خوبی می‌دهند و می‌توانند کارایی را افزایش دهند، که فقط به پیشرفت کسب‌وکار شما کمک می‌کند.
اسناد نحوه صحیح ارائه محصولات یا خدمات را بیان می کند.
کنترل اسناد شواهدی از کار انجام شده برای مراجعات بعدی فراهم می کند.
کنترل کارآمد اسناد به فرآیندها و رویه های ایزو 9001 شما کمک می کند تا موفقیت آمیز باشند و عملیات تجاری شما را متحول کنند. همچنین به نشان دادن انطباق در سراسر سازمان شما کمک می کند تا بتوانید از مزایای فراوان ISO 9001 بهره مند شوید.

سلسله مراتب مستندات ایزو 9001 چیست؟
از آنجایی که هیچ ساختار مشخصی وجود ندارد که کسب‌وکار شما باید از آن برای مستندات ISO 9001 پیروی کند، می‌توانید نحوه اجرای کنترل اسناد خود را متناسب با نیازهای کسب‌وکار خود تطبیق دهید.

سطوح عمل مفصل اغلب در قالب فرآیندها، رویه‌ها و دستورالعمل‌های کاری برای تنظیم نتایج سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 توسعه می‌یابد. اینها اغلب برای کمک به برآوردن الزامات استاندارد ISO 9001:2015 استفاده می شوند.

هر کسب و کار دارای الزامات متفاوتی خواهد بود که با توجه به اندازه و ساختار شرکت تعیین می شود. برای اینکه این کار را برای شما آسان‌تر کنیم، سه جنبه اصلی را که باید در نظر گرفته شوند تا اطمینان حاصل شود که کنترل سند شما بدون هوا است را بیان کرده‌ایم. اینها هستند:

فرآیندها
رویه ها
دستورالعمل کار
بنابراین، منظور از این اصطلاحات چیست؟ خوب، نکته ای که باید به آن توجه داشت این است که همه آنها در ارتباط با یکدیگر برای تشکیل یک سلسله مراتب قوی برای دستیابی به کنترل مؤثر اسناد کار می کنند.

فرآیندهای ایزو 9001
فرآیند ایزو 9001 موارد مورد نیاز و دلایل آن را مشخص می کند. شما ممکن است یک فعالیت یا یک سری وظایف را به کار بگیرید که به فرآیندها کمک می کند تا فرآیندهای دیگر را اطلاع دهند تا اطمینان حاصل شود که ورودی ها به خروجی تبدیل می شوند. استفاده از رویکرد فرآیندی تضمین می‌کند که سازمان شما دارای یک سری فرآیند است که می‌تواند در کل کسب‌وکار به‌جای تیم‌ها یا بخش‌های خاص اعمال شود.

یک فرآیند قوی باید به عنوان یک روش استراتژیک کنترل در نظر گرفته شود